Online-Terminbuchung​

Einleitung​

Die Online-Terminbuchung ist ein Feature, dass Ihrer Praxis erlaubt, Termine in Ihrem T2med-Kalender online buchbar zu machen. Das Feature steht allen T2med-Praxen lizenzkostenfrei im Rahmen der üblichen Software-Pflegegebühr zur Verfügung. Voraussetzung für die Nutzung ist lediglich das kostenfreie Anlegen eines T2med Online-Kontos.

Das neue T2med Online-Konto bildet die Grundlage für die Zukunft der Online-Dienste bei T2med. Daher bietet das Konto einen großen Funktionsumfang, von dem aktuell nur ein Teil von der Online-Terminbuchung genutzt wird. In dieser Anleitung wird Ihnen die Einrichtung des Online-Kontos in Hinblick auf die Nutzung der Online-Terminbuchung erläutert. Um sich mit der Online-Terminbuchung vertraut zu machen, können Sie unsere T2med-Testpraxis online aufrufen.

Bevor Sie die Online-Dienste nutzen, sollten Sie Ihre Firewall Einstellungen überprüfen und ggf. anpassen.

Folgende Domains inkl. Subdomains sollten erreichbar sein:

• t2med.de
• t2med-online.de
• video-patmed.de
• termin-patmed.de
• patmed.de

Online-Konto einrichten​

Lizenznehmer registrieren

1. "Hauptmenü" > "Online-Konto" > "Einrichtung"

2. Klicken Sie auf das + Icon, um den Lizenznehmer zu registrieren.

   

3. Geben Sie hier die Daten des T2med-Lizenznehmers ein. Da Ihr neues Online-Konto durch die E-Mail-Adresse verifiziert wird, benötigen Sie Zugriff auf das angegebene E-Mail-Konto. Bei Praxisgemeinschaften, die getrennte Online-Terminbuchungen anbieten wollen, werden die Informationen des Lizenznehmers in der Online-Terminbuchung angezeigt.

4. Bei Einzelpraxen werden diese Informationen bei der Online-Terminbuchung nicht angezeigt. In diesem Fall müssen Sie nur die Pflichtfelder* ausfüllen.
   

   Felder, die mit intern gekennzeichnet sind, werden nicht veröffentlicht und sind für Ihre Patienten somit nicht sichtbar.

5. Bestätigen Sie Ihre Angaben durch Klicken auf das Icon.
   

6. Überprüfen Sie Ihr E-Mail-Postfach und bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse. Keine E-Mail erhalten? Überprüfen Sie auch Ihren SPAM-Ordner und die korrekte Schreibweise der angegebenen E-Mail-Adresse.

7. Sie erhalten eine weitere E-Mail, wenn das Anlegen des Lizenznehmers erfolgreich war. Im nächsten Schritt können Sie eine Organisation anlegen.

Organisation anlegen

1. Navigieren Sie zum Reiter "Organisation".

2. Klicken Sie im rechten Menü auf "+ Hinzufügen".

3. Tragen Sie die Informationen zu Ihrem Organisationskonto ein. Auch hier muss das Konto mithilfe einer E-Mail-Adresse bestätigt werden. Im Folgenden werden die Informationen Anzeigename, Profilpfad, Fachrichtungen und öffentliche Kontaktinformationen in Hinblick auf die Online-Terminbuchung näher erläutert.

Anzeigename
Der Anzeigename wird beispielsweise in der rechten Infobox oder auf der Profilseite Ihrer Praxis angezeigt.

Profilpfad
Der Profilpfad ist der personalisierte Teil der Internetadresse Ihrer Organisation.

Tragen Sie beispielsweise "praxis-am-park" ein, lautet der Link, unter dem Ihre Online-Terminbuchung erreichbar ist, "www.termin-patmed.de/p/praxis-am-park"

Fachrichtungen
Die Fachrichtungen der Organisation werden Ihren PatientInnen in der rechten Infobox oder in den Details der Profilseite angezeigt. Wenn Sie hier keine Fachrichtungen angeben, werden die entsprechenden Felder in der Online-Terminbuchung ausgeblendet.

Öffentliche Kontaktinformationen
Die öffentlichen Kontaktinformationen Ihrer Organisation erleichtern Ihren PatientInnen die Kontaktaufnahme und informieren diesen über den Behandlungsort.

1. Bestätigen Sie Ihre Angaben durch Klicken auf das Icon.
   

2. Überprüfen Sie Ihr E-Mail-Postfach und bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse. Keine E-Mail erhalten? Überprüfen Sie auch Ihren SPAM-Ordner und die korrekte Schreibweise der angegebenen E-Mail-Adresse.

3. Haben Sie Ihre E-Mail-Adresse erfolgreich bestätigt, klicken Sie im rechten Menü auf Aktualisieren. Die Organisation wurde erfolgreich bestätigt (Status: •).

4. Sie erhalten eine weitere E-Mail, wenn das Anlegen der Organisation erfolgreich war. Sie können nun mit der Einrichtung des Online-Terminkalenders beginnen.

Online-Terminkalender einrichten​

Aktivierung und Registrierung

Für die Nutzung des Online-Terminkalenders, muss zunächst eine Aktivierung durchgeführt werden. Hierzu rufen Sie den Terminkalender auf und wechseln über das Zahnrad in die Einstellungen. Über den neuen Reiter "Online-Terminbuchung" kann diese aktiviert werden.

Voraussetzung für den nächsten Schritt ist ein aktiviertes Online-Konto. Dieses können Sie dann für die Online-Terminbuchung registrieren, um eine Terminbuchungs-URL für Ihre Patienten zu erhalten.

Per Mausklick auf das Häkchen zum Registrieren kann die Registrierung gestartet werden. Ist diese erfolgreich verlaufen, können Sie mit Klick auf das Kopieren-Symbol die Terminbuchungs-URL kopieren und z. B. auf Ihrer Webseite einbinden. Ggf. wenden Sie sich zum Einbinden der URL auf Ihrer Webseite an Ihren Webseiten-Betreuer.

Einrichtung Termintyp

Damit Termine online gebucht werden können, müssen bestehende oder neue Termintypen für die Online-Terminbuchung freigegeben werden. Wechseln Sie hierzu in den Reiter "Termintypen" und gehen in die Bearbeitung eines Termintyps. Der Termintyp wird über die Option "Online buchbar" für die Online-Terminbuchung freigegeben.

Hier kann auch konfiguriert werden, welche Patienten diesen Termintyp buchen können. Der Patient bekommt somit bei der Buchung je nach Auswahl unterschiedliche Termintypen präsentiert. Damit Patienten nicht die praxisinterne Termintypbezeichnung angezeigt wird, kann hier alternativ ein Anzeigename hinterlegt werden, der dem Patienten bei der Buchung angezeigt wird.

Bei manchen Termintypen ist es evtl. sinnvoll, die Buchungen nicht automatisch, sondern manuell durch die Praxis zu bestätigen. Die automatische Bestätigung kann über den Haken "Automatisch bestätigen" gesetzt werden.

Über das Feld "Hinweise" können dem Patienten Hinweise mitgeteilt werden, die dieser bei der Terminbestätigung per E-Mail erhält. Zusätzlich können auch Dateianhänge mitgeschickt werden, wie z. B. ein Anamnesebogen, den der Patient vorab ausfüllen soll.

Über das Feld "Hinweise vor Buchung" können dem Patienten bei Anwahl eines bestimmten Termintyps Hinweise angezeigt werden, z. B. "Planen Sie bitte ca. 60 Minuten Zeit ein und bringen Sie ein Handtuch mit".

Mit welcher Vorlaufszeit und wie weit in die Zukunft ein Termin vom Patienten gebucht werden kann, kann über den "Terminzeitraum" festgelegt werden. Soll der Patient z. B. auch für heute Termine buchen können, muss eine "0" eingetragen werden.

Über den Wochenplan können wie gewohnt die Verfügbarkeitszeiten hinterlegt werden. Es kann z. B. festgelegt werden, dass die Online-Terminbuchung nur vormittags erfolgen darf und danach nur eine manuelle Terminvergabe möglich ist.

Verwaltung der Dateianhänge

Im Reiter "Online-Terminbuchung" werden Dateianhänge für die Terminbuchung verwaltet.

Wollen Sie einen neuen Anhang hinzufügen, können Sie dieses über das "+"-Symbol machen.

Der Anhang (PDF oder Bilddatei) kann vom Dateisystem gewählt werden und auch direkt Termintypen zugeordnet werden.

Haben Sie z. B. eine neue Version des Anamnesebogens, brauchen Sie diese nicht mühsam austauschen und bei den Termintypen erneut zuordnen, sondern können den vorhandenen Anhang über das Ersetzen-Symbol austauschen.

Online-Terminanfragen verwalten​

Termine, die durch einen Patienten online gebucht wurden, landen - sofern Sie nicht einen Termintypen mit automatischer Bestätigung gewählt haben - im Vorgang "Online-Terminanfragen verwalten". Liegen offene Anfragen vor, wird dies auch am Menüpunkt "Terminkalender" über eine rote Anzahl signalisiert.

Mit Klick auf die rote Zahl können Sie direkt in den Vorgang "Online-Terminanfragen verwalten" springen und die Terminanfragen bearbeiten.

Das grüne Patientensymbol signalisiert, dass der Patient über den Vor- und Nachnamen und das Geburtsdatum eindeutig zugeordnet werden konnte.

Konnte der Patient nicht zugeordnet werden, da sich der Patient z. B. vertippt hat oder noch nicht in der Praxis aufgenommen wurde, wird dies mit einem Fragezeichen gekennzeichnet.

Über das Zuordnen-Symbol können Sie einen im System vorhandenen Patienten auswählen und dem Termin zuordnen.

Anzeige im Terminkalender
Im Terminkalender sind die Termine gesondert markiert, die online gebucht wurden oder sich gerade im Buchungsprozess befinden.

Termin im Reservierungsprozess
Sobald ein Patient einen Termin gewählt hat, jedoch die Buchung noch nicht abgeschlossen hat, ist dieser direkt für 10 Minuten geblockt, so dass diesen kein anderer Patient in der Zwischenzeit den Termin für sich beanspruchen kann.

Termin im Status "Unbestätigt (Patient)"
Sobald der Patient auf "Termin buchen" klickt, wechselt der Termin in T2med auf den Status "Unbestätigt (Patient)".

Termin im Status "Unbestätigt (Praxis)"
Der Patient muss die Buchung jetzt abschließen in dem er auf den Bestätigungslink der E-Mail klickt.

In diesem Zustand kann der Termin nicht durch die Praxis bearbeitet werden, sondern muss zuerst bestätigt bzw. abgelehnt werden.

Termin im Status "bestätigt"
Sobald dieser durch den Patienten und der Praxis bestätigt wurde, wird dies durch ein grünes Symbol angezeigt.

Terminkalender-Ressourcen​

Mit diesem Update stellen wir Ihnen die Terminkalender-Ressourcen zur Verfügung. Hier haben Sie die Möglichkeit die Praxisressourcen zu erfassen, z. B. Ärzte, MFA, Räume, Geräte usw. Je Ressource kann die Verfügbarkeit hinterlegt werden, die dann bei der Anzeige des Terminkalenders und bei der Vergabe von Terminen Berücksichtigung finden.

Ressourcen anlegen​

In dem Vorgang "Kalender einrichten" können über den neuen Reiter "Ressourcen" die gewünschten Ressourcen angelegt werden.

Wochenplan
Ist die Ressource wöchentlich gleichbleibend verfügbar, sollte hierfür ein Wochenplan angelegt werden, da hierzu lediglich für eine Woche die Verfügbarkeit angegeben werden muss. Evtl. Urlaube usw. können dann über die Sperr- und Urlaubszeiten angegeben werden.

Um einen Bereich zu markieren, kann dieser mit gehaltener Maustaste gezogen werden und entweder über die Symbole im oberen Bereich bestätigt werden.

Bedeutung:

Symbol	Beschreibung	Hotkey
	Alle Zellen sichtbar
	Markierter Bereich wird bestätigt	Leerzeichen
	Auswahl entfernen	Rücktaste
	In Zwischenablage kopieren	Strg + C / CMD + C
	Aus Zwischenablage einfügen	Strg + V / CMD + V
	Alle sichtbaren Felder markieren	Strg + A / CMD + A

Jahresplan
Steht eine Ressource nicht wöchentlich gleichbleibend zur Verfügung, sondern steht individuell Tage- bzw. stundenweise zur Verfügung, sollte hierzu ein Jahresplan angelegt werden. Hierüber können die verfügbaren Zeiten pro Tag angegeben werden.

Sperrzeiten
Steht eine Ressource für einen bestimmten Zeitraum nicht zur Verfügung, da der Arzt z. B. krank ist oder aber ein Sprechzimmer renoviert wird. Kann dieses über die Sperr- und Urlaubszeiten hinterlegt werden. Diese finden dann bei der Berechnung der freien Zeitbereiche Berücksichtigung und überstimmen die festgelegten Zeiten des jeweiligen Wochen- oder Jahresplans.

Ressourcengruppen​

Für Ressourcen die Mehrfach zur Verfügung stehen und es nicht relevant ist welche dieser Ressourcen für den Termin verwendet werden soll, können Gruppen angelegt werden. Z. B. ist es evtl. unrelevant in welchen der drei Sprechzimmern der Patient behandelt wird, können diese in einer Gruppe zusammengefasst werden. Dadurch kann statt einer bestimmten Ressource diese Ressourcengruppe bei einem Termintyp hinterlegt werden.

Vergabestrategie
Bei Termintypen mit zugewiesenen Ressourcengruppen kann eine Vergabestrategie hinterlegt werden, um die Ressourcen bei der Terminvergabe bestmöglich zu vergeben.

Priorität
Ist die Vergabestrategie nach Priorität eingestellt, werden die Ressourcen in der Reihenfolge vergeben, wie Sie in der Gruppe hinterlegt sind. Vorausgesetzt ist das diese auch zur Verfügung steht. Diese Strategie macht z. B. bei Geräten Sinn, bei dem, sofern das erste frei ist, dieses auch genommen wird, um ggf. die anderen nicht unnötig zu beanspruchen/abzunutzen.

Gleichmäßig
Ist die Vergabestrategie "gleichmäßig" eingestellt, werden die Ressourcen bei der Terminvergabe so gleichmäßig wie möglich vergeben (jeder kommt mal dran).

Ressourcen einen Termintyp zuordnen​

Um die angelegten Ressourcen auch zu verwenden, können diese einem Termintypen zugeordnet werden.

Wird einem Termintyp eine Ressourcengruppe zugeordnet, kann zusätzlich noch angegeben werden wie viele freie Ressourcen aus dieser Gruppe für den Termin benötigt werden und in welcher Vergabestrategie diese belegt werden sollen. Zusätzlich kann noch eine Aufgabe hinzugefügt werden, diese kann zu Informationszwecken genutzt werden.

In diesem Beispiel wird für die Vergabe eines Termins in dem Termintyp "Sprechstunde Arzt 1" die Ressource "Arzt 1", "Sprechzimmer 1" und eine Ressource aus der Gruppe "MFA" benötigt.

Anzeige von verfügbaren Bereichen im Terminkalender​

Im Terminkalender wird jetzt angezeigt, zu welchem Zeitpunkt die für diesen Termintyp benötigten Ressourcen nicht zur Verfügung stehen. Dies wird mit einer rot/weißen-Schraffierung kenntlich gemacht.

Wird dennoch ein Termin in diesen Bereich vergeben, wird über eine Warnung ausgegeben welche Ressourcen nicht zur Verfügung stehen. Der Termin kann auf Wunsch trotzdem vergeben werden.

Bei Termintyp-Zusammenstellungen in einer Wochenansicht, kann der aktive Termintyp gewählt werden, für den die Ressourcenbelegung angewendet werden soll. Ist ein bestimmter Termintyp ausgewählt, werden für diesen die freien Bereiche angezeigt. Vorausgewählt ist hier in den Einstellungen hinterlegter "Bevorzugter Termintyp".

Ressourcen am Termin bearbeiten​

Bei der Terminvergabe oder aber beim Bearbeiten eines bestehenden Termins kann über die Termindetails die für den Termin vergebenen Ressourcen eingesehen werden. Die hinterlegten Ressourcen können an dieser Stelle auch noch nachträglich geändert werden, so kann z. B. der Arzt 1 herausgenommen und mit Arzt 2 ersetzt werden. Oder aber es wird noch eine weitere Ressource benötigt, kann diese dem Termin noch hinzugefügt werden und steht somit nicht für weitere Termine als freie Ressource zur Verfügung.

Anzeige in Terminübersicht​

Die Terminübersicht wurde um die Filterung nach bestimmten Ressourcen erweitert, sodass man sich schnell einen Überblick schaffen kann für welche Termine man als Ressource eingeplant ist.

Hierzu rufen Sie die Terminübersicht aus dem Terminkalender auf und filtern die Anzeige nach der gewünschten Ressource.

Liste von Kontakten (Personen und Institutionen)​

Ein sehr häufig geäußerter Wunsch war, dass es eine Adressliste für Personen und Institutionen geben soll, welche zusätzlich als "Beziehung" zu einem Patienten hinterlegt werden können. Hierzu gehören zum Beispiel gesetzliche Betreuer, Apotheken, Physiotherapeuten, Kitas etc.

Über Strg + Alt + K oder über das "Hauptmenü" > "Eigene Listen" > "Kontakte" (oder über Strg + Leertaste "Kontakte verwalten") ist diese Liste nun implementiert.

Die Liste wird zunächst leer dargestellt. Über den Menüpunkt "Neu" oder über Strg + N erstellen Sie einen neuen Kontakteintrag. Es erscheint zunächst die Abfrage, ob eine Person oder eine Institution angelegt werden soll. Wählen Sie hier den gewünschten Eintrag aus und erfassen die Kontaktdaten. Hinterlegen Sie hier gern Notizen, die Sie später als Suchbegriff verwenden möchten.

Sie können diese Einträge nun mit einem Patienten verknüpfen. Hier gibt es die Möglichkeit, dass Sie bei einem Patienten stehen und die Beziehung hinterlegen, oder aber Sie stehen in der Liste der Kontakte und wählen hier den Patienten aus, der zu diesem Kontakt verknüpft werden soll.

Für die Auswahl der Beziehungsart werden bei Beziehungen zu Patienten und Personen neben den verwandtschaftlichen Beziehungen nun auch zusätzlich die Beziehungsarten gesetzlicher Betreuer, sonstiger Betreuer und Freund/Freundin angeboten. Die Beziehungsart zu einer Institution ist mit einer eigenen Auswahl versehen worden (Apotheke/ambulanter Pflegedienst/Seniorenheim/Kita etc.). Ist eine Beziehungsart nicht aufgeführt, so verwenden Sie "Sonstige" und tragen zusätzlich einen Kommentar ein.

Wartezimmer​

Es wurden einige sinnvolle Verbesserungen für das Wartezimmer gewünscht und umgesetzt.

Pro Wartebereich können Sie nun selbst festlegen, welche Informationen angezeigt werden sollen:

Das Verschieben der Einträge per Drag & Drop am Linux-Client funktioniert nicht verlässlich.

Hierzu gibt es eine neue Einstellung im Hauptmenü:

Pro Station kann diese Einstellung gesetzt werden, wenn das Verschieben per Drag & Drop nicht funktioniert, oder wenn Sie generell diese Variante des Verschiebens bevorzugen. Ist der Schalter gesetzt so gehen Sie wie folgt vor:

Führen Sie einen Doppelklick auf dem Eintrag aus, der verschoben werden soll:

Wandern Sie anschließend mit der Maus (keine Maustaste gedrückt halten) in den Wartebereich, in dem der Eintrag hinzugefügt werden soll:

Klicken Sie nun einen der Pfeile an, so wird der zuvor markierte Eintrag an die entsprechende Position verschoben.

Checkup​

Bisher wurden die Checkups beim Aufrufen des Patienten geprüft und angezeigt, oder wenn die eAkte über F5 aktualisiert wurde. Nun können Sie einstellen, ob auch beim Verlassen der eAkte (also beim Sprung in das Patientensuchfeld über Esc oder per Mausklick) erneut die Checkups geprüft und angezeigt werden sollen.

In den Einstellungen im "Hauptmenü" suchen Sie nach "Check" und bekommen die neue Einstellungsmöglichkeit angeboten:

Die Einstellung wird pro Benutzer hinterlegt.

Weitere Änderungen in diesem T2med-Update:​

• Beim Formular Muster 56 Antrag auf Kostenübernahme für Rehasport/Funktionstraining wurde die Übernahme von Diagnosetext und ICD-10 verbessert.

• Im Terminkalender wurde die Anzeige bei einer Skalierung von 10 Minuten korrigiert.

• Wurde bei einem Termin eine Bemerkung nachgetragen, führt dies jetzt nicht mehr zu einem weiteren eAkten-Eintrag.

• Die Muster 62A, 62B und 62C wurden von der KBV zertifiziert und können jetzt auch im Blankoformulardruck verwendet werden.

• Die Rückdatierung eines Rezeptes greift jetzt immer, auch wenn der Fokus nicht aus dem Datumsfeld genommen wird.

• Die Fachgruppen-Regelwerksprüfung wurde korrigiert. Bei unterschiedlichen Fachgruppen in einem Behandlungsfall wurde immer nur die aktuell aktive Arztrolle berücksichtigt.

• Neue KV-spezifische EBM-Datenstämme wurden übernommen.

• Sprechstundenbedarf KVWL: Der Kostenträger wurde aktualisiert.

• Neue ImpfDocNE-Version: 3.18.8 ist implementiert

Folgende Themen sind bei T2med in Arbeit​

• Verbesserungen für den KIM-Betrieb

• 1-Click-Abrechnung über KIM

• BG-Abrechnung via PADneXt

• NDT-Import (Daten aus dem Notfalldienst übernehmen können)

• Farbliche Hervorhebungen für Arztrollen/Behandlungsorte in eAkte und Falldaten

• Telefonnummernverwaltung - Favoriten für Patientenkopf