KV-Abrechnung: Erläuterungen und Tipps zur Abarbeitung der Fehlerliste

Arbeiten mit dem Fehlerprotokoll

• Klick auf das Symbol "Patientenkopf" vor dem Namen springt in den betreffenden Patienten.

• Klick auf das "Stift-Symbol" aktiviert den betreffenden Behandlungsfall (nützlich, wenn Patienten im aktuellen Quartal 2 Behandlungsfälle haben, z. B. im Falle eines Kassenwechsels oder bei Vorliegen eines Sonderkostenträgerfalls). Über den Karteifilter "aktueller Fall" können Sie sich nun alle Einträge anzeigen lassen, die auf diesem Behandlungsfall dokumentiert wurden.

Erklärung der verschiedenen Fehler

• Schein fehlt

  • es ist noch der Haken bei "Schein fehlt" gesetzt; hier muss wahlweise der Haken bei "Schein fehlt" in den Falldaten (Aufruf über "Details" > "Falldaten" > "Bearbeiten") entfernt oder eine eGK vorgelegt werden

• Es sind keine oder fehlerhafte Diagnosen vorhanden

  • es muss eine Diagnose eingetragen werden

• Es sind keine oder fehlerhafte Leistungen vorhanden

  • es müssen Leistungen eingetragen werden

• Es fehlt die Angabe zum weiterbehandelnden Arzt. Wenn dieser nicht bekannt ist, verwenden Sie bitte den Ersatzwert 'unbekannt'

  • es handelt sich um einen Notfallschein, in den Falldaten muss der eigentlich behandelnde Arzt hinterlegt werden

• Warnung: Geburtsdatum nicht vorhanden. Es wird der Ersatzwert '00000000' übertragen

  • Falldaten bearbeiten, unten im Abschnitt "Namensdaten" das Geburtsdatum nachtragen

• Fehler: Es konnte weder eine Postanschrift noch eine Postfachadresse übertragen werden

  • Falldaten bearbeiten, unten im Abschnitt "Namensdaten" die Adressdaten nachtragen

• Warnung: Fall ist als nicht abrechenbar ("nicht in Abrechnung") gekennzeichnet

  • In den Falldaten ist ein Haken bei "nicht in Abrechnung"; soll dieser Fall nun abgerechnet werden, muss der Haken in den Falldaten entfernt werden

• Achtung: alle Fehler, die im Fehlerprotokoll mit einem roten Punkt gekennzeichnet sind, gehen NICHT in die KV-Abrechnung ein

FAQ

1. Es sind alle Fehler behoben, aber bei den Informationen steht "Fehlerhafte/nicht abgerechnete Fälle: 5"

   • In diesem Fall gibt es Fälle, die als "nicht in Abrechnung" gekennzeichnet sind

   • Gehen Sie in die KV-Abrechnung, setzen Sie den Haken bei "Protokollierung Ausgeschlossene Fälle" und starten Sie die KV-Abrechnung.

   • Es werden jetzt mit orangefarbenen Punkten die ausgeschlossenen Fälle aufgelistet

2. Im Fehlerprotokoll sind keine Fehler mehr, aber ich kann keine Abrechnungsdatei speichern.

   • Der Button "Anzeige Prüfmodul-Protokoll" ist noch rot, es gibt noch Fehler im Prüfmodul-Protokoll der KBV. Diese müssen behoben werden, erst dann kann eine Abrechnungsdatei erstellt werden.

Fehlermeldungen des Prüfmoduls

Das Prüfmodul gibt viele Meldungen aus, die aufgrund der verwendeten Sprache bzw. der verwendeten Begriffe im Alltag nicht wirklich zu verstehen sind. Wir bemühen uns an dieser Stelle, Ihnen die Fehlermeldungen so zu übersetzen, dass Sie verstehen, welcher Fehler sich hinter welcher Meldung verbirgt.

Vorweg:

Es gibt im Prüfmodul Fehler, Warnungen und Informationen.

Eine Information erkennen Sie an dem "I" in der Klammer: KVDT-FK3674 (I/29727).

Eine Warnung erkennen Sie an dem "W" in der Klammer: KVDT-R703 (W/52165).

Diese beiden Meldungs-Arten dienen nur Ihrer Information. Die Meldungen, die sich dahinter verbergen, KÖNNEN Sie bearbeiten, aber Sie MÜSSEN das nicht. Informations- und Warnmeldungen verhindern NICHT das Erstellen der KV-Abrechnung. Dies erkennen Sie auch an der Farbe des Prüfmodul-Buttons in der KV-Abrechnung: der ist in diesem Fall orange.

Anders verhält es sich mit echten Fehler-Meldungen: KVDT-R728 (F*/49209). Alle Meldungen, die so gekennzeichnet sind, MÜSSEN bearbeitet werden, die dazu gehörenden Fehler müssen behoben werden. Sie erkennen an der roten Farbe des Prüfmodul-Buttons, dass Sie mindestens einen echten Fehler in der Abrechnung haben, der behoben werden muss.

Verschiedene Meldungen des Prüfmoduls:
Anmerkung: Die folgende Auflistung hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Melden Sie uns gern Ihre Prüfmodul-Fehler, damit wir diese Auflistung vervollständigen können.

Meldung: KVDT-R728 (F*/49209) Der ICD I10 ist zum Abrechnungszeitraum nicht gültig.
Das bedeutet, dass beim Patienten der ICD "I10" vergeben ist. Dieser ICD ist aktuell nicht mehr gültig und muss durch einen passenden ICD ersetzt werden. Alternativ können Sie die Diagnose löschen, wenn diese Diagnose nicht mehr besteht. Handelt es sich um eine Dauerdiagnose, so beenden Sie diese Dauerdiagnose zum Vorquartal. Lesen Sie hierzu ggf. gern in unserer Gebrauchsanweisung (F1) im Kapitel "Dauerdiagnosen beenden" die Vorgehensweise nach.

Meldung: KVDT-R729 (F*/30739) Zu diesem Abrechnungsschein muss mindestens ein primärer ICD-Code angegeben werden.
Bei diesem Patienten wurden nur Diagnosen eingetragen, die ein sog. Notationskennzeichen haben. Wenn Sie hier in die Diagnosenansicht schauen, sehen Sie ganz rechts z. B. ein Ausrufezeichen. Solche Diagnosen bezeichnet man als Sekundärdiagnosen, sie dürfen nicht allein stehen. Hier fehlt noch eine weitere Diagnose ohne Notationskennzeichen.

Beispiel:

Diese Diagnose ist eine Sekundär-Diagnose, erkennbar rechts am Ausrufezeichen. Hier muss eine weitere Diagnose hinzugefügt werden, die kein Notationskennzeichen hat. Das kann z. B. ein "grippaler Infekt" sein oder einfach "Infekt" mit der Diagnosensicherheit "ausgeschlossen".

Meldung: Der Leistungstag (FK 5000) muss im Quartalszeitraum (FK 4101) liegen. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Systemhaus in Verbindung.
Der Patient hat mindestens eine Abrechnungszeile, die nicht zum Zeitbereich des Behandlungsfalls passt. Aktivieren Sie den Filter "aktueller Fall" und gleichen Sie die Daten der Abrechnungszeilen mit dem Leistungszeitraum in den Falldaten ab.

Meldung: Die ersten beiden Stellen der Arztnummer/BSNR '123456789' können keinem UKV/OKV- Bereich zugeordnet werden.
Im Ärzteverzeichnis wurde bei dem überweisenden Arzt eine falsche BSNR hinterlegt. Bitte korrigieren Sie die BSNR und wählen den Überweiser erneut in den Falldaten des Patienten aus.

Schein fehlt
Bislang mussten Sie das Kreuz bei "Schein fehlt" in den Falldaten entfernen, sofern nur bestimmte Leistungen erbracht wurden, die nicht zwingend eine eGK-Vorlage voraussetzen.

Sie können nun auch die Leistungsziffern innerhalb der Praxisdaten hinterlegen, die KEINE eGK-Vorlage voraussetzen. Die KV-Abrechnung wird dann prüfen, ob ausschließlich eine oder mehrere der hinterlegten Ziffern in die Abrechnung einfließen würde und dann die Fälle in die Abrechnung übernehmen, obwohl noch keine eGK vorgelegt wurde. Das "Schein fehlt" bleibt dann in den Falldaten stehen und innerhalb des Fehlerprotokolls sind die Einträge nicht mehr in rot als Fehler aufgelistet, sondern in gelb als Information.

Achtung:

Die in rot dargestellten Fehler "Schein fehlt" bedeuten, dass diese Behandlungsfälle NICHT in die KV-Abrechnung einfließen. Hier sind dann Ziffern abgerechnet worden, die eine eGK-Vorlage erwarten.

Im Hauptmenü unter "Praxisstruktur verwalten" gehen Sie auf den Reiter "KV-Abrechnungsgruppen" und tragen dort die gewünschten Ziffern ein:

Im Fehlerprotokoll sehen Sie dann die gelben "Informationen" auf "Schein fehlt". Diese Fälle fließen dennoch in die KV-Abrechnung ein.

Achtung:

Wenn vor dem "Schein fehlt" ein roter Punkt zu sehen ist, so fließt dieser Fall NICHT in die Abrechnung ein.

Fehlerprotokoll

Ganz oben im Fehlerprotokoll kann man festlegen, welche Inhalte man im Fehlerprotokoll sehen möchte.

• Entfernt man den Haken bei "Fehler", werden alle Meldungen ausgeblendet, die einen roten Punkt haben, also echte Fehler sind.

• Entfernt man den Haken bei "Warnungen", werden alle Warnungen ausgeblendet. Dies ist bspw. dann nützlich, wenn Patienten KV- und HzV-Behandlungsfälle gleichzeitig haben. Blendet man die Warnungen aus, sieht man nur die echten Fehler, die behoben werden müssen.

• Entfernt man den Haken bei "Informationen", werden die Informationen ausgeblendet, die im Fehlerprotokoll ganz oben links mit gelben Punkten zu sehen sind.

Im Fehlerprotokoll kann man über die Suchleiste filtern

Mögliche Eingaben zur Filterung in der Fehlerliste

• Eingabe von Namen, auch als Fragment

  • um herauszufinden, ob ein bestimmter Patient noch auf der Fehlerliste ist.

• Eingabe von Zeitbereichen, auch als Fragment

  • wenn Sie nur Fälle aus einem bestimmten Quartal suchen möchte. Geben Sie z. B. "01.10." ein, dann werden alle Fälle aufgelistet, die im Datum den 01.10. enthalten. So finden Sie auch die Nachzügler, die hier mit ihren Fehlern aufgelistet werden.

• Bestimmte Meldungen (z. B. "Abrechnung", um die Hinweise auf "nicht in Abrechnung" zu finden)

  • Das ist in Praxen, die mit der Hausarztzentrierten Versorgung arbeiten nützlich, da bei diesen Praxen oft viele Warnungen im Fehlerprotokoll enthalten sind, wenn die Patienten sowohl KV- als auch HzV-Behandlungsfälle besitzen. Mit dem Begriff "nicht in Abrechnung" finden Sie die entsprechenden Fälle.

Ringversuchszertifikate

Erhalten Sie im Fehlerprotokoll der KV-Abrechnung folgende Meldung?

Haben Sie in der Praxis Laborwerte selbst bestimmt, z. B. einen Blutzucker oder eine Urinuntersuchung? Dann ist es erforderlich, dass Sie die Angaben zu den Ringversuchszertifikaten tätigen, auch wenn die von Ihnen erbrachten Leistungen für Sie nicht zertifikatspflichtig sind.

Sie finden die Eingabefelder im "Hauptmenü" unter der Rubrik "Betriebsstätte".

Bei "Ringversuchszertifikate" übernehmen Sie aus dem Datenstamm die im Fehlerprotokoll genannte(n) Ziffer(n) und hinterlegen entsprechend, ob diese für Sie zertifikatspflichtig sind oder ob Sie sogenannte "Unit-Use"-Reagenzien benutzen.

Per Klick auf den Haken rechts speichern Sie die Eingabe. Werden im Fehlerprotokoll mehrere Ziffern genannt, so ist die Übernahme mehrerer Einträge aus dem Datenstamm erforderlich.

Bei "Laborgeräte" hinterlegen Sie anschließend, welche Geräte in Ihrer Praxis zur Bestimmung der Laborwerte zum Einsatz kommen. Klicken Sie hier einmal rechts auf den Button "Neu", dann sehen Sie diese Eingabefelder:

Auf der Rückseite der Geräte finden Sie üblicherweise ein Typenschild, dem Sie die erforderlichen Angaben entnehmen können.

Tipp:

Werden Ihnen im Fehlerprotokoll Leistungen der Laborgemeinschaft aufgelistet, die Sie in der Praxis NICHT erbringen, so sollten Sie diese Leistungen aus der Abrechnung entfernen. Sie identifizieren die Patienten am einfachsten über die Karteisuche, indem Sie eine der genannten Leistungen eingeben.

In diesem Zusammenhang sollten Sie einmal Kontakt mit Ihrer Laborgemeinschaft aufnehmen, damit diese mit der FK 8614 den Import der Leistungen korrekt steuert.